Termos de Uso do Smart EC

MINUTA PARA REVISÃO DE ADVOGADO. Não publicar antes da validação.

Versão da minuta: 0.1 · Data: [PREENCHER] · Tudo entre colchetes [ ... ] precisa ser preenchido ou decidido.

Notas para o advogado

Estes pontos dependem de parecer; o texto traz uma proposta em cada um:

1. Consumidor ou empresa? O usuário é uma empresa (CNPJ), mas pequenas lojas podem ser tratadas como consumidoras pela teoria finalista mitigada. O texto assume que o CDC pode se aplicar (por isso oferece o direito de arrependimento de 7 dias e evita cláusulas abusivas) e foi escrito para valer nos dois casos. Confirmar.
2. Limitação de responsabilidade (cláusula 15). Foi proposto o teto do valor pago nos 12 meses anteriores. Em relação de consumo o art. 51, I, do CDC pode tornar nula a limitação. Confirmar redação e valor.
3. Direito de arrependimento (cláusula 8.2). Aplicado de forma ampla (7 dias, reembolso integral) por prudência, já que há controvérsia sobre SaaS.
4. Foro e lei aplicável (cláusula 19). Escolher o foro; se houver consumidor, o foro do domicílio dele prevalece.
5. Operador de dados (Anexo I) e suboperadores (Anexo II). Revisar se as cláusulas de operador atendem à LGPD e se o lojista precisa ser avisado de cada mudança de suboperador.
6. Transferência internacional (Anexo II). O serviço de inteligência artificial é de empresa dos Estados Unidos. Indicar o mecanismo do art. 33 da LGPD (cláusulas-padrão, consentimento específico ou outra hipótese) e as providências formais.
7. Registro de acesso (Marco Civil, art. 15). O sistema ainda não grava IP. Ver LEIA-ME.md.
8. Aceite eletrônico. Definir a forma de aceite (caixa de seleção no cadastro, com registro de versão, data e hora) e como avisar mudanças.
9. Plano anual e prazos de aviso. Avisos de 30 dias para renovação e reajuste: confirmar se bastam.
10. Cobrança. Quando houver meio de pagamento, incluir as regras dele (cartão, boleto, Pix, inadimplência, suspensão e protesto). Esta minuta não prevê multa nem juros por atraso porque ainda não há cobrança.

1. Quem somos e o que são estes termos

1.1. O Smart EC é um serviço online de [PREENCHER: razão social], inscrita no CNPJ sob o nº [PREENCHER], com sede em [PREENCHER: endereço] ("Smart EC", "nós").

1.2. Estes Termos de Uso ("Termos") regulam o uso do Smart EC por quem cria uma conta para uma loja ou empresa ("Lojista", "você") e pelas pessoas que o Lojista convida ("Usuários"). Ao marcar que aceita os Termos no cadastro, ou ao usar o serviço, você declara que leu e concorda com eles e com a Política de Privacidade.

1.3. O Smart EC pode oferecer, a escritórios de contabilidade, condições próprias. Quando houver, elas serão informadas à parte.

2. Cadastro e conta

2.1. Para usar o Smart EC é preciso ter 18 anos ou mais e poder representar legalmente a empresa que será cadastrada.

2.2. Você se compromete a informar dados verdadeiros e atualizados (e-mail, CNPJ, razão social, regime tributário) e a mantê-los corretos.

2.3. A conta tem um ou mais titulares, que podem tudo na loja, e pode ter contadores, que o titular convida. O titular escolhe se o contador apenas vê ou também altera os dados.

2.4. Você é responsável por guardar a sua senha e o código de recuperação, por ligar a verificação em dois passos quando quiser mais proteção e por tudo o que for feito com o seu acesso. Avise-nos logo se suspeitar de uso indevido.

2.5. O titular é responsável pelas pessoas que convida e pode retirar o acesso delas a qualquer momento.

3. O que é o serviço (e o que não é)

3.1. O que fazemos. O Smart EC lê arquivos que você envia (vendas do caixa, extratos de maquininhas e notas fiscais), compara as informações, mostra onde há diferenças, calcula indicadores (como taxa efetiva, agenda de recebimentos, margem e curva ABC) e ajuda a organizar o que cobrar da maquininha.

3.2. O que não fazemos. O Smart EC:

• não movimenta, recebe nem paga dinheiro, e não cobra a maquininha em seu nome;
• não acessa a conta da sua maquininha, do seu banco nem do seu sistema de caixa: só lê os arquivos que você envia;
• não emite nota fiscal;
• não presta consultoria jurídica, contábil nem tributária, e não substitui o seu contador;
• não garante que valores apontados como cobrados a mais, pagos a menos ou atrasados serão devolvidos ou pagos pela maquininha.

3.3. Fase de piloto e recursos em teste. O Smart EC está em fase de piloto. Alguns recursos, como a margem com impostos e a prontidão fiscal, são beta e trazem estimativas que dependem de regras ainda em validação. Use-os como apoio, não como base única de decisão fiscal. Os leitores de alguns formatos de arquivo ainda estão em validação.

3.3.1. Funcionalidades podem ser criadas, alteradas ou retiradas. Se uma retirada afetar o plano que você contratou, avisaremos com antecedência razoável.

3.4. Resultados dependem dos seus arquivos. O resultado da conciliação depende de os arquivos estarem completos e corretos. Arquivos faltando, repetidos ou com erro levam a resultados incompletos ou errados, e o sistema avisa o que reconhece.

4. Suas responsabilidades

4.1. Você declara que tem o direito de usar e enviar os arquivos e os dados que envia, e que, se eles contiverem dados pessoais (por exemplo de clientes finais, funcionários ou contadores), você tem base legal para esse tratamento e para nos pedir que o faça (ver Anexo I).

4.2. É sua responsabilidade guardar os seus documentos originais e fiscais pelo prazo que a lei exige para a sua empresa. O Smart EC não é o arquivo oficial dos seus documentos; exporte uma cópia antes de encerrar o uso.

4.3. Você não pode: (a) usar o serviço para fins ilegais ou para fraudar terceiros; (b) tentar acessar dados de outra loja ou áreas restritas; (c) testar a segurança do serviço sem autorização por escrito; (d) enviar vírus ou conteúdo que prejudique o serviço; (e) usar robôs ou automações para sobrecarregar o serviço; (f) copiar, revender ou sublicenciar o serviço; (g) usar o agente de suporte ou o assistente de perguntas para obter conteúdo alheio ao serviço.

4.4. Se o seu uso colocar o serviço ou outros clientes em risco, podemos limitar o acesso de imediato (cláusula 16).

5. Dados e privacidade

5.1. O tratamento de dados pessoais está descrito na Política de Privacidade, que faz parte destes Termos.

5.2. Quanto aos dados que vêm dos seus arquivos, você é o controlador e o Smart EC é operador: tratamos esses dados apenas para prestar o serviço e conforme as suas instruções, nos termos do Anexo I. Quanto aos dados de cadastro e de uso da conta, o Smart EC é controlador.

5.3. Usamos serviços de terceiros (suboperadores), listados no Anexo II, entre eles um serviço de inteligência artificial. Os dados enviados a ele são mascarados conforme descrito na Política de Privacidade.

5.4. Você pode, a qualquer momento, baixar uma cópia dos seus dados em Minha conta e pedir a exclusão deles, conforme a cláusula 9.

6. Planos, preços e pagamento

6.1. O Smart EC é oferecido em planos (hoje Starter, Professional e Premium), cujos módulos, limites e preços aparecem na página Planos e fazem parte destes Termos. O plano e o que ele inclui valem a partir da contratação.

6.2. Preços de referência. Durante o piloto, os valores exibidos são de referência e ainda não há cobrança automática. Antes de começar a cobrar, combinaremos com você, por escrito e com [30] dias de antecedência, o valor e a forma de pagamento. [PREENCHER: meio de pagamento e provedor quando existir.]

6.3. Valores atuais de referência (por mês): Starter R$ 109,00; Professional R$ 209,00; Premium R$ 509,00. O Premium cobre uma conta com até 10 lojas, e as lojas extras usam o plano da loja principal.

6.4. Plano anual. O plano anual custa 10 mensalidades e vale por 12 meses ("2 meses grátis"): Starter R$ 1.090,00, Professional R$ 2.090,00 e Premium R$ 5.090,00 por ano. Antes de cada renovação avisaremos com 30 dias de antecedência. Cancelar o plano anual no meio do período só impede a renovação: não há multa nem fidelização.

6.5. Mudança de plano. Você pode pedir a mudança de plano a qualquer momento pelo Suporte. O novo plano vale a partir do ciclo seguinte, salvo acordo diferente por escrito.

6.6. Reajuste. Podemos reajustar os preços com aviso prévio de 30 dias. Se não concordar, você pode cancelar antes do reajuste valer, sem multa.

6.7. Tributos. Os preços [PREENCHER: incluem / não incluem] tributos.

7. Suporte

7.1. O Smart EC tem um módulo de Suporte, no qual o Lojista abre tickets de três tipos: problema, dúvida e sugestão.

7.2. Problemas e dúvidas são respondidos primeiro por um agente de inteligência artificial. Nos planos que incluem o chat (hoje Professional e Premium), a conversa com o agente continua no ticket. No plano Starter, o agente responde uma vez, e o Lojista pode pedir ajuda da equipe pelo botão "Ainda preciso de ajuda". Quando o agente não sabe responder, o ticket é encaminhado à nossa equipe, que responde no próprio ticket.

7.3. Sugestões são analisadas pela nossa equipe, que decide se entram no planejamento, ficam em espera ou não serão feitas. Enviar uma sugestão não gera obrigação de implementá-la nem direito a qualquer pagamento; ao enviá-la, você nos autoriza a usá-la livremente, sem exclusividade para você.

7.4. Prazo e horário de atendimento da equipe: [PREENCHER: dias úteis, horário, prazo-alvo de primeira resposta]. Durante o piloto esses prazos são metas, não garantia.

7.5. Respostas do agente de IA podem conter erros (cláusula 10). Confirme com a equipe quando o assunto for importante.

8. Cancelamento, arrependimento e reembolso

8.1. Cancelar. O titular cancela a assinatura quando quiser, sozinho, em Minha conta → Seu plano → Cancelar assinatura. Contas com várias lojas são canceladas pela nossa equipe, por pedido no Suporte. Não há fidelização nem multa. Cancelar é interromper a renovação: o acesso segue até o fim do período já pago. Enquanto não houver cobrança automática, o fim do período é o último dia do mês em que você cancelou.

8.2. Arrependimento (7 dias). Quem contrata o Smart EC pela internet pode desistir em até 7 dias corridos da primeira contratação, sem justificar, e recebe de volta integralmente o que pagou, pelo mesmo meio de pagamento, em até [PREENCHER: 10] dias úteis. Para exercer o direito, abra um ticket no Suporte dentro do prazo.

8.3. Depois de 7 dias. Passado o prazo de arrependimento, não há reembolso proporcional do período já pago, ressalvados os casos em que a lei exigir e as falhas graves do serviço que impeçam o uso por culpa nossa, quando analisaremos a devolução proporcional.

8.4. Cancelar a assinatura não apaga seus dados na hora: veja a cláusula 9.

9. Fim do acesso e destino dos dados

9.1. Depois do fim do período pago, a loja entra em modo de consulta e exportação por 90 dias: você vê tudo e baixa uma cópia dos dados, mas não envia arquivos nem altera cadastros. O suporte continua disponível.

9.2. Reativação. Dentro desses 90 dias, o titular pode reativar a assinatura em Minha conta, e tudo volta como estava.

9.3. Exclusão. Passados os 90 dias, apagamos os dados da loja e não será possível recuperá-los. O mesmo vale quando a conta é encerrada a pedido do titular.

9.4. Exclusão imediata. Você pode pedir a exclusão imediata, sem esperar os 90 dias, por ticket no Suporte. Atendemos em até [15] dias.

9.5. Exceções e backups. Podemos manter dados pelo tempo que a lei exigir (por exemplo, registros de acesso a aplicações) ou para exercício regular de direitos em processos. Cópias de segurança (backups) com dados já excluídos são substituídas no ciclo normal, em até [PREENCHER: prazo], e não são usadas para restaurar dados apagados a pedido, salvo em caso de falha nossa.

9.6. Responsabilidade por cópia. Exporte e guarde o que precisar antes de encerrar (cláusula 4.2).

10. Inteligência artificial

10.1. O Smart EC usa inteligência artificial em quatro recursos: (a) mapeamento de arquivos em formato novo, que só roda com a sua autorização na hora; (b) assistente de perguntas sobre os dados da sua loja; (c) resumo do dia e explicação de pendências; (d) agente de suporte.

10.2. A IA pode errar. Os números mostrados em resumos e respostas vêm do cálculo do sistema, e o sistema confere se a resposta só usa números que ele calculou, mas isso não elimina o erro. A IA não altera dados na sua conta e não toma decisão por você.

10.3. A IA do suporte só deve responder sobre o Smart EC. Ela não dá aconselhamento jurídico, contábil ou tributário.

10.4. Para a IA funcionar, parte do conteúdo (mascarado) é enviada ao fornecedor do serviço, conforme a Política de Privacidade e o Anexo II.

11. Disponibilidade

11.1. Trabalhamos para manter o serviço disponível, mas, durante o piloto, ele é oferecido no estado em que se encontra, sem garantia de disponibilidade contínua, e pode ficar indisponível para manutenção, falha ou fatores fora do nosso controle (internet, energia, provedores).

11.2. Faremos manutenções programadas, quando possível, com aviso e fora do horário comercial. [PREENCHER: meta de disponibilidade a partir da cobrança, se houver.]

12. Propriedade intelectual

12.1. O Smart EC, sua marca, programas, telas, textos e a base de conhecimento são de [PREENCHER: razão social] ou de quem as licenciou. Estes Termos não transferem esses direitos; você recebe apenas uma licença de uso, limitada, pessoal, não exclusiva e revogável enquanto durar a sua assinatura.

12.2. Os seus dados continuam sendo seus. Os arquivos e os dados que você envia são e permanecem seus. Você nos autoriza a tratá-los apenas para prestar o serviço (Anexo I).

12.3. Podemos usar informações agregadas e anonimizadas, que não identifiquem você nem a sua loja, para melhorar o serviço e para estatísticas. [ADVOGADO: confirmar se mantemos essa possibilidade ou se a retiramos.]

13. Marcas de terceiros e ausência de vínculo

13.1. Nomes como Rede, Cielo, Stone, Getnet e outros usados no Smart EC para indicar o formato dos arquivos são marcas de seus titulares. O Smart EC não tem parceria, patrocínio nem vínculo com essas empresas, e elas não respondem pelo serviço.

13.2. Os formatos de arquivo dessas empresas podem mudar sem aviso, o que pode exigir ajustes no Smart EC e causar falhas temporárias de leitura.

14. Notas fiscais e dados fiscais

14.1. As informações fiscais mostradas (inclusive IBS e CBS, quando houver) usam regras que podem mudar e ainda estar em validação. Quando uma regra ainda não foi validada por contador, o resultado é marcado como estimativa.

14.2. A responsabilidade pelas obrigações fiscais, pela emissão e pela guarda das suas notas é sua e do seu contador.

15. Limitação de responsabilidade

15.1. Na extensão permitida pela lei, o Smart EC não responde por: (a) decisões que você tomar com base nos relatórios, estimativas e respostas de IA; (b) valores que a maquininha não devolver ou não pagar; (c) falhas ou mudanças nos sistemas de maquininhas, bancos e provedores; (d) resultados errados causados por arquivos incompletos ou incorretos; (e) lucros cessantes e danos indiretos.

15.2. Quando houver responsabilidade nossa por falha do serviço, ela fica limitada, na extensão permitida pela lei, ao valor que você pagou nos [12] meses anteriores ao fato. [ADVOGADO: validar teto e a eficácia da limitação, em especial se houver relação de consumo.]

15.3. Nada nestes Termos limita responsabilidades que a lei não permite limitar, nem os direitos do consumidor.

16. Suspensão e encerramento pelo Smart EC

16.1. Podemos suspender ou limitar o acesso de imediato se houver: violação grave destes Termos, uso que ponha em risco a segurança do serviço ou de outros clientes, suspeita de fraude ou ordem de autoridade. Avisaremos o motivo, salvo se a lei ou a segurança impedirem.

16.2. Podemos encerrar o serviço para você, sem motivo, com aviso de [30] dias. Nesse caso devolvemos o valor proporcional já pago, se houver, e aplicam-se as regras de exportação e exclusão da cláusula 9.

16.3. Se o Smart EC for descontinuado, avisaremos com [60] dias de antecedência e você poderá exportar os seus dados.

17. Mudanças nestes Termos

17.1. Podemos atualizar estes Termos. Mudanças relevantes serão avisadas no sistema e por [PREENCHER: meio de aviso] com [30] dias de antecedência. Se você não concordar, pode cancelar antes de a mudança valer, sem multa. Continuar usando depois da data indicada significa que você aceita a nova versão.

17.2. Guardamos as versões anteriores e o registro do aceite de cada Lojista.

18. Comunicações

18.1. O Smart EC envia, se você não desligar, um resumo semanal por e-mail com os totais da sua loja (sem dados de cada venda) e um aviso quando o suporte responde um ticket. Você pode ligar o resumo diário e desligar qualquer um em Avisos, ou pelo link de descadastro que vai em todo e-mail. Os demais avisos aparecem no portal (sino). Também usamos o e-mail do cadastro para avisos legais, de segurança, de cobrança e de mudanças nos Termos. [PREENCHER: canal oficial de contato] [ADVOGADO: validar se avisos no portal e por e-mail bastam para mudanças dos Termos.]

19. Lei aplicável e foro

19.1. Estes Termos são regidos pelas leis do Brasil.

19.2. Fica eleito o foro de [PREENCHER: comarca], com renúncia a qualquer outro, ressalvado o direito do consumidor de ajuizar a ação no foro do seu domicílio.

20. Disposições finais

20.1. Se uma cláusula for considerada inválida, as demais continuam valendo.

20.2. Se deixarmos de exigir um direito, isso não significa que renunciamos a ele.

20.3. Você não pode ceder o seu contrato sem a nossa autorização. Podemos cedê-lo em caso de reorganização da empresa, com aviso.

20.4. Dúvidas: [PREENCHER: e-mail de contato] ou pelo Suporte do sistema.

Anexo I: Tratamento de dados pessoais como operador

Este anexo vale para os dados pessoais que estão nos arquivos e nos cadastros que o Lojista (controlador) coloca no Smart EC (operador). Faz parte dos Termos.

1. Objeto e finalidade. O Smart EC trata esses dados somente para prestar o serviço descrito nos Termos: ler os arquivos, conciliar, calcular indicadores, mostrar resultados e dar suporte. Duração: enquanto durar a assinatura mais o período da cláusula 9.

2. Instruções. O Smart EC trata os dados conforme as instruções do Lojista, dadas pelo uso do sistema e pelos pedidos feitos ao Suporte. Se uma instrução violar a lei, o Smart EC avisa o Lojista.

3. Tipos de dados e titulares. Dados de vendas, pagamentos, liquidações, notas fiscais, produtos e contratos da empresa; dados de pessoas do Lojista (titulares, contadores e funcionários que usem o sistema); e, se vierem nos arquivos, dados mínimos de clientes finais (o sistema mascara documentos e números de cartão).

4. Confidencialidade. Quem trabalha no Smart EC e acessa esses dados está sujeito a dever de sigilo. O acesso interno é limitado ao necessário e registrado.

5. Segurança. O Smart EC adota medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, incluindo: arquivos guardados cifrados; conexão protegida (HTTPS); senhas guardadas só como resumo criptográfico; verificação em dois passos opcional; isolamento dos dados de cada loja; acesso do contador somente com consentimento do titular; registro de atividades (quem fez o quê); cópias de segurança. [ADVOGADO/TI: confirmar a lista final antes de publicar.]

6. Suboperadores. O Lojista autoriza o uso dos suboperadores do Anexo II. O Smart EC fará contrato com cada um com obrigações de proteção equivalentes e informará o Lojista de mudanças com [30] dias de antecedência, podendo o Lojista se opor e cancelar.

7. Direitos dos titulares. O Smart EC ajuda o Lojista a responder pedidos dos titulares (acesso, correção, exclusão etc.) em prazo razoável e, se receber um pedido direto, o encaminha ao Lojista, quando ele for o controlador.

8. Incidentes de segurança. O Smart EC avisará o Lojista, sem demora injustificada e em até [3] dias úteis do conhecimento, se houver incidente que possa causar risco ou dano relevante aos titulares, com as informações disponíveis para que o Lojista cumpra as suas obrigações legais, e adotará as medidas para conter e corrigir.

9. Devolução e eliminação. Ao fim do contrato, o Smart EC permite exportar e depois elimina os dados, nos prazos da cláusula 9 dos Termos, salvo se a lei exigir a guarda.

10. Auditoria e informações. O Smart EC fornece, mediante pedido, informações para demonstrar o cumprimento deste anexo. Auditorias presenciais dependem de acordo prévio sobre escopo, data e custos.

Anexo II: Suboperadores

[PREENCHER/CONFIRMAR cada linha antes de publicar]

Anexo III: Resumo do ciclo da assinatura